社会保険労務士がおすすめする電子申請義務化対応

義務化に向けた対応について解りやすくご説明いたします

私たち小林労務® では、社会保険・労働保険など人事労務に関するサービスを提供しています。
電子申請による手続きが本格化する以前2012年頃より、小林労務では電子申請を用いた手続きを行ってきました。
以来、数万人規模の企業の社会保険手続き・労働保険手続きを受託し、毎月10,000件以上の電子申請を行っているため、他社にはない豊富な経験と実績があります。
また、2015年には自社にて電子申請に特化したシステム「e-asy電子申請.com® 」をリリースし、全国に多くの拠点を構える大企業をはじめ、公共団体、社労士事務所などにも導入していただいております。
そんな電子申請に精通した“社会保険労務士”が電子申請義務化対応について解りやすく説明させていただきます。

特定社会保険労務士
上村美由紀

政府は行政手続の電子申請の利用促進を図っており、上記に該当する事業所は2020年4月1日より順次、社会保険・労働保険に関する一部の手続きについて電子申請の利用が義務化されます。
また義務化の要件に該当しない事業所についても電子申請への移行を促し、手続きのオンライン化が加速すると考えられます。
紙媒体等で届出を行っている企業にはとても影響が大きく、電子申請を行うためのデータ整備や入力などの手間が必要なため、すぐに対応の検討を進める必要があります。

電子申請が義務化される一部手続き

健康保険・厚生年金保険
○被保険者報酬月額算定基礎届 ○被保険者報酬月額変更届 ○被保険者賞与支払届
労働保険
○継続事業（一括有期事業を含む。）を⾏う事業主が提出する以下の申告書
・年度更新に関する申告書（概算保険料申告書、確定保険料申告書、一般拠出⾦申告書）
・増加概算保険料申告書
雇用保険
○被保険者資格取得届 ○被保険者資格喪失届 ○被保険者転勤届 ○⾼年齢雇用継続給付支給申請 ○育児休業給付支給申請

e-Gov電子申請は、現在紙によって行われている申請や届出などの行政手続を、インターネットを利用して自宅や会社のパソコンを使って行えるようにするものです。
各府省が所管する様々な行政手続について申請・届出を行うことができます。複数の府省へ申請・届出を行う際など、e-Gov電子申請システムを利用すると、まとめて申請・届出を行うことができ、便利です。
簡素で効率的な政府の実現に向け、2020年４月１日より順次、一定規模以上の事業所の社会保険手続きは電子的申請のみとなります。

特定社会保険労務士
上村美由紀

電子申請への移行準備はお早めに

現在は義務化の要件に該当していない事業所についても、今後電子申請への移行を促し、電子申請の義務化が進むと考えられます。
紙媒体等で届出を行っている企業にはとても影響が大きく、電子申請を行うための準備も必要なため、できるだけ早く対応の検討を進めましょう。

ひとつは電子政府の総合窓口にあたるe-Govに直接アクセスして操作する方法です。
申請書類を1つずつ手入力し、添付書類をアップロードする「通常申請」と、申請に必要なデータや添付ファイルを1つの圧縮ファイルにしてアップロードする「一括申請」が用意されています。
しかし、このような申請方法では、今までの書面による書類作成よりも時間がかかってしまう場合もあります。

そこで、もうひとつの方法が、外部連携APIシステムを利用する方法です。
外部連携APIシステムは、各社から様々な種類のシステムが販売されています。
それぞれに開発した、見やすく使いやすい機能が搭載されていますので、e-Govを利用するより効率的に申請・届出の管理が可能です。

特定社会保険労務士
上村美由紀

従業員数が多い企業は外部連携APIシステムがおすすめ

e-Govは無料で利用できますが、操作が複雑で分かり辛い部分や、申請の進捗を確認する度に従業員情報を入力するので、1度に多くの申請・届出を行うには不向きです。

弊社が販売する外部連携APIシステム、「e-asy電子申請.com® 」は、以下の3つの特徴があります。
① 社会保険労務士が開発
② 導入しやすい電子申請特化型システム
③ 人事給与システムの変更不要

簡単にご説明させていただきます。

社会保険労務士が開発しているから使いやすい

日頃から社会保険・労働保険の申請・届出を多く扱う社労士が、使いやすさにこだわって開発しています。
紙の申請から電子申請に移行しても、迷うことなく入力しやすいように設計されています。

電子申請特化型システムとは

社会保険・労働保険のみに特化したシステムです。
現在使用している人事給与システムを変更せずにそのまま使えるので、すぐに導入することができます。
外部連携APIが公開されている全ての申請・届出を利用することが可能です。

ご利用の人事給与システムから出力された従業員情報を取り込み、申請・届出が行えます。
最新の従業員情報は常に人事管理システムにあるので、情報が二重管理になることもありません。
マイナンバーの取り扱いについても、申請時のみに使用し、システム内には情報が残らない様にすることもできます。

人事給与システムの変更不要だと

従業員情報の新たな登録作業や過去データの移行などの手間も無く、すぐに電子申請の導入が可能となります。

特定社会保険労務士
上村美由紀

2017年にリリースして以来多くの企業に導入いただき、現在外部連携APIが公開されている全ての申請・届出に対応しております。
特に、なかなか改修できない大きなシステムをすでに使用されている企業や、従業員データやマイナンバーの利用が厳格に規定されている企業には、電子申請特化型で情報セキュリティに優れた「e-asy電子申請.com® 」をご利用いただくケースが増えています。

外部連携API対応システムの導入

「e-asy電子申請.com® 」をはじめ、様々な外部連携APIシステムがあります。
それぞれの特徴を把握し、貴社の運用に最適なシステムを導入しましょう。

情報セキュリティの構築

従業員情報やマイナンバーを利用する上で、セキュリティの堅い企業だと新しいシステムで使用できない場合もあります。
使用するパソコンの環境設定や、ポップアップブロックに解除など、事前に情報システム部等に確認し、対応しておきましょう。

運用フローの構築

電子申請を導入することで、紙での運用時から大幅に工程が変わります。
それに合わせて運用フローを見直し、申請・届出に携わる従業員の教育を予め進めておきましょう。

電子証明書の取扱い規定

会社の実印に相当する電子証明書の取扱い規定を事前に決めておく必要があります。
申請に従事する従業員が多い場合は、むやみに電子証明書を使用することができない場合もあります。

電子証明書の取得

電子証明書とは、会社の実印に相当するものです。
e-Govの動作確認が取れている認証局にお問い合わせの上、電子証明書を取得しましょう。

マイナンバーの運用規定

法律で取扱いが厳格に規定されているマイナンバーの運用も、申請時に入力が必要です。
現状の社内規定で扱えるのか、今後どのように扱うのかを確認しましょう。

特定社会保険労務士
上村美由紀

電子申請の導入には準備が必要です

外部連携APIシステムを導入するだけでは、電子申請の運用を始めることはできません。
情報セキュリティの確認や、電子申請に必要な電子証明書の取得、個人情報の取扱い規定の策定など、準備する項目は多岐にわたります。
組織が大きくなると、準備に数ヶ月以上かかることもありますので、できるだけ早く準備を進めましょう。
また、全国に拠点が多い企業や従業員の出入りが多い企業、セキュリティレベルが高くなかなか電子申請を導入できない場合は、この後にご紹介するアウトソーシングの導入の検討をおすすめします。

社会保険・労働保険の申請が可能なのは、従業員の雇用主か社会保険労務士のみと、法律で規定されています。
小林労務では、その一部またはすべての業務の委託を請けることができます。
委託社労士が電子申請を利用して申請・届出をすることにより、もちろん電子申請義務化に対応しているとみなされます。
今回義務化となった一部手続きのみではなく、外部連携APIが公開されているものはすべて電子申請を使用します。

委託していただく内容や範囲は、ご相談させていただいた上で貴社に合わせてプランニングいたします。

特定社会保険労務士
上村美由紀

電子申請の経験豊富な社労士が担当

小林労務では毎月10,000件を超える電子申請手続きを行っています。
大企業の場合、アウトソーシングすることで間接部門のコストを抑える効果もあります。
弊社に在籍する社労士は、社会保険・労働保険の経験が豊富なだけではなく、電子申請にも精通しております。
これから電子申請に移行する場合は、ぜひお気軽にご相談ください。